Datensicherung (Backup) von ImpfDocNE

ImpfDocNE erstellt selbst regelmäßig eine in sich stimmige Sicherungskopie der Datenbank
(„Autobackup“). Damit diese Kopie auch einen Festplattendefekt, einen Diebstahl oder einen
Verschlüsselungstrojaner übersteht, muss sie in die Datensicherung der Praxis aufgenommen werden.
Das richtet in der Regel Ihr Systembetreuer bzw. Ihre IT-Firma ein.

Die Aufgabenteilung ist also:

Für welche Editionen gilt diese Anleitung?

Das eingebaute Autobackup gibt es in der Standard- und Lizenzedition.

Bei der Anbindung zu T2med, tomedo, Epikur, Quincy und S3 erfolgt das Backup automatisch über das Arztsystem. Hier ist keine separate Einrichtung nötig.

Autobackup einrichten

Wichtig: Die Datenbank-Datei (impfdoc_live.sqlite) darf nicht im laufenden Betrieb einfach kopiert oder von einer Sicherungssoftware „mitgenommen“ werden. ImpfDocNE hält während des Betriebs einen Teil der Änderungen in Zusatzdateien (`impfdoc_live.sqlite-wal`, `-shm`). Eine solche Kopie kann unvollständig oder unbrauchbar sein. Sichern Sie stattdessen die Dateien des Autobackups.

Die Einstellung kann nur ein Benutzer mit Administratorrechten in ImpfDocNE ändern.

1. Legen Sie auf dem Rechner mit dem ImpfDocNE-Server einen Ordner für die Sicherungen an,
   z. B. D:\Backup\ImpfDocNE.
2. Öffnen Sie in ImpfDocNE die Einstellungen → Technik → Backup.
3. Tragen Sie unter Backup-Pfad den Ordner ein.
4. Wählen Sie unter Backup alle … ausführen, wie oft gesichert werden soll
   (1 Stunde bis 3 Tage; voreingestellt ist 1 Stunde).
5. Optional: Schränken Sie unter Backup nur im Zeitraum zwischen … und … ein, wann gesichert
   werden darf (z. B. nur außerhalb der Sprechzeiten).
6. Klicken Sie auf Backup starten, um sofort eine erste Sicherung anzulegen.
7. Prüfen Sie, ob unter Letztes erfolgreiches Backup am das aktuelle Datum erscheint. Über
   Protokoll des letzten Backups sehen Sie Details, falls etwas nicht geklappt hat.

Hinweise zum Backup-Pfad

• Der Pfad muss vom ImpfDocNE-Server aus erreichbar und beschreibbar sein – nicht nur von dem Arbeitsplatz, an dem Sie die Einstellung vornehmen.

• Der ImpfDocNE-Server läuft als Windows-Dienst. Ein Dienst sieht keine verbundenen Netzlaufwerke (Laufwerksbuchstaben wie `X:`), die ein angemeldeter Benutzer verbunden hat.

• Empfehlung: einen lokalen Ordner als Backup-Pfad verwenden und diesen Ordner von der Praxis-Datensicherung auf ein anderes Gerät bzw. außer Haus kopieren lassen. Ein Netzwerkpfad (`\\server\freigabe\...`) funktioniert nur, wenn der Dienst dort Schreibrechte hat – das muss der Systembetreuer einrichten.

Was ImpfDocNE dabei tut

• Die Sicherung läuft im laufenden Betrieb; ImpfDocNE muss dafür nicht beendet werden.

• Jede Sicherung wird nach dem Schreiben auf Beschädigung geprüft, erst dann wird sie unter ihrem endgültigen Namen abgelegt.

• Die Dateien heißen impfsoft-JJJJ-MM-TT_HH_MM.autobackup, dazu jeweils eine Protokolldatei  ….autobackup.log.

• Im Backup-Ordner bleiben nur die letzten 4 Sicherungen erhalten, ältere löscht ImpfDocNE selbst. Bei stündlicher Sicherung reicht der Ordner also nur wenige Stunden zurück. Ältere Stände müssen von der Praxis-Datensicherung aufbewahrt werden.

• Schlägt eine Sicherung fehl, zeigt ImpfDocNE eine Warnmeldung an.

Wenn kein Backup-Pfad eingetragen ist

• Ohne Backup-Pfad legt ImpfDocNE einmal täglich eine Notfallkopie im Datenordner ab (db\forced.bak\impfdoc_live.sqlite.forced.bak). Diese wird jeden Tag überschrieben und liegt auf derselben Festplatte wie die Datenbank selbst. **Das ist keine Datensicherung**: Fällt die Festplatte aus oder werden die Daten verschlüsselt, ist die Kopie mit betroffen.

Anforderungen an die Praxis-Datensicherung

Diese Punkte richtet Ihr Systembetreuer ein:

• Den Backup-Ordner aus der ImpfDocNE-Einstellung sichern (nicht die laufende Datenbankdatei).

• Mehrere Generationen aufbewahren (z. B. täglich, mehrere Wochen zurück), damit auch ein Fehler, der erst später bemerkt wird, noch rückgängig gemacht werden kann.

• Mindestens eine Kopie auf einem anderen Gerät bzw. außer Haus, die von einem Verschlüsselungstrojaner auf dem Praxisrechner nicht erreicht werden kann.

• Die Sicherung enthält Gesundheitsdaten. Wird sie in eine Cloud oder außer Haus übertragen, muss sie verschlüsselt sein und die datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllen.

• Regelmäßig prüfen, ob Sicherungen tatsächlich entstehen und sich zurückspielen lassen.

Sicherung zurückspielen

Bitte nur nach Rücksprache mit dem Systembetreuer.

1. Alle ImpfDocNE-Arbeitsplätze beenden.

2. Auf dem Server-Rechner den Windows-Dienst des ImpfDocNE-Servers beenden (ImpfDocNE Datenbank-Server).

3. Im Ordner `db` die vorhandene Datei impfdoc_live.sqlite umbenennen (nicht löschen), z. B. in impfdoc_live.sqlite.alt. Vorhandene Dateien impfdoc_live.sqlite-wal und impfdoc_live.sqlite-shm ebenfalls umbenennen.

4. Die gewünschte Sicherungsdatei impfsoft-….autobackup in den Ordner db kopieren und in impfdoc_live.sqlite umbenennen.

5. Den Dienst wieder starten und ImpfDocNE an einem Arbeitsplatz öffnen.

Alle Eingaben, die nach dem Zeitpunkt der Sicherung gemacht wurden, sind danach nicht mehr in ImpfDocNE vorhanden und müssen gegebenenfalls nachgetragen werden.