Wie kann ich eine E-Mail-Verbindung einrichten? (ab Version 3.25.0)

Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto mit ImpfdocNE verbinden, können Dokumente (Impfaufklärung, Reisebriefe etc.) und Impferinnerungen (Recall) per E-Mail versendet werden

Bitte beachten Sie, dass der Versand von patientenbezogenen Daten per E-Mail datenschutzrechtlich umstritten ist. Darauf sollten Sie Ihre Patienten hinweisen und deren Zustimmung im Vorfeld einholen!!!

1. Wo kann ich die Verbindung einrichten?

Die Funktion ist unter Einstellungen, Registerkarte "e-Mail" einzurichten (bis Version 3.21.)

Ab Version 3.21.0 finden Sie die Funktion unter:

Hier müssen die Zugangsdaten zu einem existierenden E-Mail Konto zusammen mit dem zugehörigen SMTP Server hinterlegt werden.

2. Wie kann ich die Verbindung einrichten?

Die Einrichtung Ihrer E-Mail-Verbindung erfolgt in zwei Schritten. Zuerst geben Sie die Accounteinstellungen ein, dann die Servereinstellungen. Wenn alle nötigen Daten eingegeben sind, können Sie eine Test-Mail versenden.

2.1 Accounteinstellungen

Die Accounteinstellungen umfassen Ihre Logindaten sowie einige Präferenzen zur Formatierung Ihrer E-Mails.

1. Benutzername: In diesem Feld müssen sie den Benutzernamen eingeben, den Sie beim Login in Ihren E-Mail-Dienst verwenden. Der Benutzername ist in den meisten Fällen identisch zur E-Mail-Adresse.
2. Weicht die E-Mail (von der die E-Mails verschickt werden sollen) vom Benutzernamen ab?: Wenn Ihr Benutzername keine E-Mail-Adresse ist, wird dieses Feld automatisch ausgewählt. Außerdem können Sie einen Haken setzen, wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Ihrem Konto verknüpft haben oder Ihr Provider E-Mail-Aliase anbietet und sie nicht die Hauptadresse verwenden wollen, um E-Mails zu versenden.
3. E-Mail-Adresse: Wenn Sie 2. ausgewählt haben können Sie hier die Adresse angeben, von der aus die E-Mails versendet werden sollen. Wenn die E-Mail-Adresse identisch zum Benutzernamen ist, müssen Sie in dieses Feld nichts eintragen.
4. Soll als Absender ein Name statt einer E-Mail angezeigt werden, z. B. Testpraxis am Tiergarten?: Wenn sie dieses Feld auswählen, können Sie einen Anzeigenamen vergeben. Der Anzeigename ist der Name, der Ihren Patient:innen als Absender angezeigt wird.
5. Anzeigename: Wenn Sie 4. ausgewählt haben, können Sie hier einen Anzeigenamen angeben. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird als Absender Ihre E-Mail-Adresse angezeigt.
6. Signatur: Bestimmen Sie hier, was als Signatur unter Ihrer E-Mail stehen soll. Lesen Sie zu HTML-Signaturen auch Abschnitt 2.5.

2.2 Servereinstellungen

Die Servereinstellungen umfassen die Einstellung, die für die Verbindung zu Ihrem E-Mail-Server notwendig sind. Wir benötigen nur die SMTP-Informationen, da über ImpfDocNE E-Mails nur versendet aber nicht empfangen werden.

1. Mail-Provider: Hier können Sie Ihren Mail-Provider auswählen, um die Servereinstellungen automatisch ermitteln zu können. Ist Ihr Provider nicht in der Liste, wählen Sie bitte Andere und geben Sie die Einstellungen manuell ein. Die notwendigen Informationen finden Sie in der Regel auf der Webseite Ihres Providers. Sehen Sie dazu auch 3. Welche Mail-Provider werden unterstützt?
2. Servereinstellungen manuell anpassen: Wenn die automatischen Einstellungen nicht funktionieren, können Sie dieses Feld auswählen, um die Servereinstellungen selbst anzupassen. Wenn Sie als Mail-Provider Andere gewählt haben, wird dieses Feld automatisch ausgewählt.
   

   ---

   
   Beispiel:
   Wenn Sie die Felder 3-6 manuell anpassen wollen, finden Sie die SMTP-Einstellungen am schnellsten über eine Google Suche, z. B. nach "web.de smtp".

   ---

3. Serveradresse: Die SMTP-Adresse Ihres E-Mail-Providers.
4. Port: Der SMTP-Port Ihres E-Mail-Providers.
5. Protokoll: Das von Ihrem Provider empfohlene Protokoll (SMTP oder SMTPS).
6. Verbindungssicherheit: Je nach Mail-Provider müssen Sie SSL/TLS, STARTTLS oder OAuth2 wählen. Falls Ihr Anbieter OAuth2 fordert, lesen Sie unten noch Abschnitt 2.4.
7. Passwort: Hier müssen Sie Ihr Passwort angeben, das Sie beim Login bei Ihrem Provider verwenden. Das Passwort wird verschlüsselt und wie alle anderen Einstellungen lokal gespeichert. Wenn Sie unter 7. OAuth2 gewählt haben verschwindet dieses Feld und wird durch einen Knopf zur Einrichtung der OAuth2 Verbindung ersetzt. Lesen Sie dazu 2.4!

2.3 Speichern und Test-Mail versenden

• Speichern: Wenn Sie alle Einstellungen gemacht haben, können Sie hier Ihre Eingaben speichern. Der Speichern-Knopf ist nur aktiv, wenn aktuelle Änderungen vorliegen.
• Zurücksetzen: Wenn Sie Ihre Einstellungen geändert haben, können Sie hier die Felder auf den letzten gespeicherten Stand zurücksetzen. Wie der Speichern-Knopf ist dieser Knopf nur aktiv, wenn aktuelle Änderungen vorliegen.
• Test-Mail-Versenden: Wenn Sie alle nötigen Einstellungen gemacht haben wird außerdem der Test-Mail-Versenden-Knopf aktiviert. Dabei werden Ihre Angaben validiert.

Wenn die Test-Mail erfolgreich verschickt wurde, erscheint ein Dialog:

Außerdem sollten Sie eine Test-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse erhalten haben:

Wenn Sie an dieser Stelle auf Probleme stoßen, schauen Sie unter 4. Häufige Probleme.

2.4 Authentifizierung mit OAuth2

Einige E-Mail-Provider verlangen die Authentifizierung mit OAuth2. ImpfDocNE unterstützt OAuth2 aktuell nur für Google-Konten. Wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto authentifizieren wollen, wählen Sie die automatischen Servereinstellungen für GMail / Googlemail und drücken Sie anschließend auf Authentifizieren.

Dadurch öffnet sich ein neuer Tab in Ihrem Browser, in dem Sie sich mit Ihrem Google-Konto einloggen und ImpfDocNE die entsprechenden Zugriffsrechte geben müssen.

Nachdem eine Erfolgsmeldung erschienen ist, können Sie den Browsertab schließen und in ImpfDocNE fortfahren.

2.5 HTML-Signaturen

Sie können auch eine HTML-Signatur anlegen, indem Sie HTML-Code in das Signaturfeld eingeben. So ergibt zum Beispiel dieser HTML-Code



die folgende Signatur:

3. Welche Mail-Provider werden unterstützt?

In der folgenden Tabelle finden Sie alle Provider, deren Einstellungen wir in ImpfDocNE getestet haben und ob die Anbieter aktuell von ImpfDocNE unterstützt werden. Es ist möglich, dass weitere Anbieter unterstützt werden. In diesem Fall müssen Sie die Servereinstellungen manuell vornehmen.

4. Häufige Probleme

• Versuchen Sie im Fehlerfall bitte zunächst andere Einstellungs-Kombinationen aus Port / Protokoll / Verbindungssicherheit, auch wenn Sie die automatischen Einstellungen verwendet haben.
• Wenn Sie die E-Mail-Funktion länger nicht benutzt haben und Ihre OAuth2-Verbindung nicht mehr funktioniert, starten Sie eine neue Authentifizierung.
• Leider funktioniert der E-Mail Versand nicht mit jedem beliebigen E-Mail Anbieter. Sehen Sie nach, ob Ihr Anbieter in Abschnitt 3. erwähnt wird.